Application MedicoApp

Politique de confidentialité

En bref : les dossiers patients restent sur l’installation et les supports contrôlés par le cabinet. Dans le fonctionnement normal de MedicoApp, ATLASLINE LLC ne reçoit pas, n’héberge pas et ne consulte pas les dossiers patients. L’essai gratuit de 15 jours démarre localement et n’envoie aucune demande de licence automatiquement.

Objet

La présente politique explique le fonctionnement local de MedicoApp et la répartition des responsabilités relatives aux données personnelles utilisées dans le cadre de l’application.

ATLASLINE LLC édite MedicoApp, en concède les licences et conserve les droits de propriété intellectuelle sur le logiciel, sous réserve des composants tiers. Des revendeurs ou distributeurs autorisés peuvent assurer la commercialisation ou la remise du logiciel sans devenir propriétaires de MedicoApp ni recevoir, du seul fait de ce rôle, un accès aux dossiers patients.

Dans le fonctionnement normal du produit, l’éditeur ne reçoit pas, n’héberge pas et ne consulte pas les dossiers patients conservés dans l’application.

Responsable du traitement des données patients

Le médecin ou le cabinet qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données patients agit comme responsable du traitement de ces données. Il lui appartient notamment :

d’informer les patients conformément aux règles applicables ;
de respecter le secret professionnel ;
d’accomplir les formalités de protection des données applicables à son activité ;
de déterminer les personnes autorisées à accéder aux données ;
de protéger les postes, réseaux, sauvegardes, impressions et exports ;
de traiter les demandes d’exercice des droits des personnes concernées ;
de définir des durées de conservation adaptées à ses obligations professionnelles et légales.

ATLASLINE LLC ne se substitue pas au médecin ou au cabinet pour les obligations attachées au traitement des dossiers patients qu’elle ne détient pas. Dans le fonctionnement normal décrit par la présente politique, ATLASLINE LLC ne reçoit, n’héberge, ne consulte ni ne traite les dossiers patients pour le compte du médecin ; elle n’agit donc pas comme sous-traitant de ces dossiers patients.

Cette répartition doit être réexaminée avant toute évolution future qui ferait recevoir ou traiter à ATLASLINE LLC des données de patients, notamment pour un service distant, un hébergement, une télémétrie clinique ou une assistance portant sur des dossiers réels.

Obligations applicables au cabinet

Le médecin ou le cabinet demeure responsable du respect des obligations applicables à son traitement des données patients. MedicoApp ne remplace ni l’analyse juridique propre à l’activité du cabinet, ni les démarches qui peuvent lui incomber auprès des autorités compétentes.

Modèle local et absence de serveur patient

Les dossiers patients sont conservés localement sur l’installation et les supports placés sous le contrôle du cabinet. Dans le fonctionnement normal de MedicoApp, aucun dossier patient n’est transmis à ATLASLINE LLC ni hébergé par l’éditeur.

Dans la version actuelle :

aucun dossier patient n’est hébergé sur un serveur de l’éditeur ;
aucune synchronisation cloud des dossiers patients n’est utilisée ;
aucun accès distant de l’éditeur aux données médicales n’est prévu ;
aucune télémétrie clinique n’est envoyée ;
aucun transfert automatique de données patients vers l’éditeur n’est effectué.

Données patients non transmises à l’éditeur

Le fonctionnement normal de MedicoApp ne transmet pas à ATLASLINE LLC, au fournisseur autorisé ou à un serveur les dossiers patients, consultations, diagnostics, prescriptions, résultats biologiques, documents médicaux, pièces jointes, notes personnelles, base clinique locale ou sauvegardes cliniques.

Les fichiers que le médecin choisit d’exporter, d’imprimer, de copier ou de transmettre à un tiers restent sous sa responsabilité.

Stockage local et sécurité

Les données de MedicoApp sont conservées dans les espaces locaux nécessaires au fonctionnement de l’application, aux documents générés, aux pièces jointes et aux sauvegardes choisies par l’utilisateur.

Ces supports peuvent contenir des données sensibles. Le médecin ou le cabinet doit mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées, notamment la protection du compte Windows, le chiffrement du poste lorsque disponible, le verrouillage automatique, les mises à jour de sécurité, la protection contre les logiciels malveillants, le contrôle des utilisateurs autorisés, la protection du réseau local et des sauvegardes testées.

Le code d’accès de MedicoApp complète ces mesures mais ne remplace pas la sécurité du système, du disque, des locaux et des supports externes.

MedicoSecrétaire

Lorsque le médecin active MedicoSecrétaire, une projection administrative limitée peut être échangée sur le réseau local avec le poste secrétaire autorisé afin de gérer les tâches administratives prévues par le logiciel.

Cette projection est conçue pour rester administrative. Les champs administratifs ne doivent pas être utilisés pour enregistrer des diagnostics, prescriptions, résultats ou observations cliniques. Les deux postes et le réseau restent sous le contrôle du médecin ou du cabinet.

Le poste secrétaire peut conserver localement les données administratives et opérations en attente nécessaires au fonctionnement hors ligne pendant la durée autorisée. Une révocation bloque ou limite les accès futurs conformément au logiciel, mais ne permet pas d’effacer à distance un ordinateur qui reste déconnecté. La protection physique et organisationnelle du poste demeure donc nécessaire.

Essai gratuit, activation, relation contractuelle et assistance

Le démarrage de l’essai gratuit intégré est une opération locale. Il ne crée pas automatiquement de demande de licence, n’envoie aucune information à ATLASLINE LLC ou à un revendeur ou distributeur et ne nécessite aucun serveur. Une transmission liée à la licence n’intervient que si le médecin choisit ensuite explicitement de préparer et d’exporter une demande ou d’utiliser un autre canal commercial.

Lorsque cela est nécessaire, MedicoApp permet au médecin d’exporter volontairement un fichier chiffré pour poursuivre le parcours d’activation. Il n’est pas envoyé automatiquement. Le parcours d’activation est distinct du dossier patient et n’entraîne pas l’envoi automatique des données médicales conservées localement.

Pour l’activation et la gestion de la licence, le profil professionnel transmis est limité au nom et au prénom du médecin ainsi qu’au nom du cabinet. Le fichier d’activation contient également les informations techniques strictement nécessaires à l’installation et à la licence ainsi que la preuve de l’acceptation des documents applicables. Il ne contient aucun dossier patient ni donnée clinique.

Les informations techniques d’installation ou de licence peuvent néanmoins constituer des données personnelles lorsqu’elles peuvent être reliées, directement ou indirectement, à une personne identifiable. Le recours à un nom ou à un cabinet fictif dans l’interface ne rend donc pas automatiquement anonyme une activation externe. Tant que les formalités applicables à l’entité qui recevra et traitera effectivement ces informations ne sont pas accomplies, aucune information personnelle ou techniquement rattachable à une personne ne doit lui être transmise pour une prétendue évaluation anonyme.

Le registre professionnel et de licence géré directement par ATLASLINE LLC est conservé et administré au Maroc. Il n’est pas transféré hors du Maroc. Lorsque ATLASLINE LLC reçoit directement les informations nécessaires à l’activation ou à la gestion d’une licence, elle détermine les finalités de ce traitement contractuel et de licence et agit comme responsable de son propre traitement ; les formalités qui lui sont applicables sont distinctes de celles du médecin concernant les dossiers patients.

Les coordonnées communiquées séparément pour une demande commerciale ou d’assistance ne font pas partie du profil de licence et sont traitées uniquement pour cette demande. Un revendeur ou distributeur autorisé qui collecte lui-même des coordonnées professionnelles pour sa propre relation commerciale détermine son propre traitement et assume les obligations qui lui incombent à ce titre. S’il traite exclusivement des données pour le compte d’une autre entité, les obligations applicables dépendent du rôle réellement exercé et du cadre contractuel correspondant.

Une assistance, lorsqu’elle est fournie, ne comprend aucun accès à distance de l’éditeur, du responsable de la relation contractuelle ou d’un fournisseur autorisé au poste du cabinet, aux dossiers patients, aux données médicales ou aux sauvegardes cliniques. Le médecin transmet uniquement les informations techniques nécessaires à l’analyse du problème. Si un exemple est utile, il utilise des données fictives qui ne proviennent d’aucun dossier patient.

Preuve d’acceptation des documents

MedicoApp conserve localement une preuve permettant d’identifier la version des documents juridiques acceptés par le médecin et la date de cette acceptation. Cette preuve sert à préserver la traçabilité de l’acceptation contractuelle du professionnel. Elle n’est pas un consentement du patient au traitement de ses données de santé.

Conservation des informations professionnelles et de licence

Les informations minimales nécessaires à la gestion de la licence et à la preuve de la relation contractuelle sont conservées pendant la durée nécessaire à cette relation, puis uniquement pendant la durée requise par les obligations légales applicables ou pour établir, exercer ou défendre un droit.

Les copies de transfert et les informations techniques temporaires d’assistance qui ne font pas partie de ce registre sont supprimées au plus tard dans les 90 jours suivant la fin de leur traitement. Cette règle ne concerne pas les éléments minimaux nécessaires à la preuve d’un contrat ou d’un droit.

Conservation, export et suppression

Le médecin ou le cabinet détermine la durée de conservation des dossiers patients selon ses obligations professionnelles et légales.

Les exports, sauvegardes et copies créés par l’utilisateur ne sont pas supprimés automatiquement lorsqu’une donnée est supprimée de l’application. Le médecin doit identifier et traiter séparément les copies externes, supports USB, impressions, sauvegardes et fichiers remis à des tiers.

La suppression logicielle ne garantit pas un effacement physique irréversible sur tous les supports, notamment les SSD, instantanés ou anciennes sauvegardes.

Droits des personnes concernées

Les demandes relatives aux données contenues dans un dossier patient doivent être adressées au médecin ou au cabinet qui les traite. ATLASLINE LLC ne peut pas répondre directement à une demande portant sur un dossier patient qu’elle ne possède pas et auquel elle n’a pas accès.

Pour exercer un droit concernant les informations professionnelles traitées directement par ATLASLINE LLC dans le cadre de la relation contractuelle et de licence, le médecin peut écrire à contact@medicoapp.ma. Lorsqu’un revendeur ou distributeur autorisé traite des données pour sa propre relation commerciale, les demandes concernant ce traitement doivent lui être adressées directement. Pour l’assistance technique, le canal dédié est support@medicoapp.ma. Aucun dossier patient ni contenu clinique ne doit être envoyé à ces adresses.

Consentement et information

L’acceptation des documents contractuels de MedicoApp par le médecin concerne l’utilisation du logiciel. Elle ne constitue pas un consentement du patient et ne remplace aucune information, base juridique ou formalité nécessaire au traitement des données de santé.

Évolution de la politique

Une modification substantielle de la politique ou du fonctionnement relatif aux données entraîne une nouvelle version des documents. MedicoApp peut demander au médecin d’accepter la version mise à jour avant de reprendre l’utilisation normale.

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